PRIVACYVERKLARING WOONRUIMTEVERDELINGSSYSTEEM
Versie III 29 juni 2023
• Woningstichting SallandWonen, gevestigd aan de Domineeskamp 1, 8102 CC Raalte
• Woonstichting VechtHorst, gevestigd aan de Raiffeisenstraat 2, 7711 JH Nieuwleusen
• Woningstichting Vechtdal Wonen, gevestigd aan de Eskampweg 1, 7731 TA Ommen
• Stichting Wetland Wonen, gevestigd aan de Weg van Rollecate 11-A, 8325 CP Vollenhove.
• Stichting deltaWonen, gevestigd aan de Veerallee 30, 8019 AD Zwolle,
• Woningstichting SWZ, gevestigd aan de Galvaniweg 2, 8013 RG Zwolle,
• Woningstichting Openbaar Belang, gevestigd aan de Binnengasthuisstraat 1, 8022 NH Zwolle,
• Stichting Beter Wonen IJsselmuiden, gevestigd aan de Dorpsweg 2, 8271 BM IJsselmuiden,
werken samen bij het aanbieden en verdelen van voor verhuur bestemde woon- en parkeerruimte
onder (woning)zoekenden in de gemeente Zwolle en Kampen door middel van een
woonruimteverdelingssysteem.
Via de Woningzoeker (www.dewoningzoeker.nl) en het daarbij behorende (mijn/omgeving), hierna te
noemen: “de Website”, verstrekt u als (potentiële) klant bij inschrijving en jaarlijks bij verlenging
persoonsgegevens aan ons. Wij zijn “gezamenlijk verantwoordelijk” voor de verwerking van deze
persoonsgegevens en ieder afzonderlijk “medeverantwoordelijk”.
In deze Privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken voor welke doeleinden en op
welke grondslagen. Ook informeren wij u over de wijze waarop wij daar verder mee omgaan.
Verwerking van persoonsgegevens
Onder “verwerking van persoonsgegevens” valt: het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren,
opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van
doorzending, verspreiden of op een andere wijze ter beschikking stellen, aligneren (op één rij
plaatsen) of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens, al dan niet uitgevoerd via
geautomatiseerde procedés.
Naleving wet- en regelgeving, zorgvuldige en behoorlijke verwerking
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens houden wij ons gezamenlijk en ieder afzonderlijk aan de
eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt. Op 4 mei 2016 is de Europese
Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: “AVG”) in werking getreden. Per 25
mei 2018 krijgt de AVG rechtstreekse werking op Nederland en vervangt deze de Wbp. In deze
Privacyverklaring is de terminologie uit de AVG overgenomen. Dit betekent dat wij:
• via deze verklaring vermelden voor welke doeleinden en grondslagen wij uw persoonsgegevens
verwerken;
• u eerst vragen om ondubbelzinnige toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken
ingevallen waarin toestemming is vereist;
• onze verwerking van persoonsgegevens proberen te beperken tot alleen die gegevens welke
noodzakelijk zijn voor onderstaande doeleinden en wij ernaar streven dat de persoonsgegevens
juist, up-to-date, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook
eisen van partijen die uw persoonsgegevens (in onze opdracht) verwerken;
• u de mogelijkheid geven om desgewenst een verzoek tot inzage, verbetering, gegevenswisseling,
beperking, bezwaar en/of gegevensoverdraagbaarheid van uw eigen persoonsgegevens bij ons in
te dienen.
Doeleinden en grondslagen
Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• het aanbieden en verdelen van voor verhuur bestemde woon- en parkeerruimte via het
woonruimteverdelingsysteem in de gemeente Zwolle en Kampen;
• het verlenen van toegang tot (mijn/omgeving) op de Website (www.dewoningzoeker.nl);
• het aanmaken van een account, het verlenen van (web) diensten en communiceren met u;
• het inspelen op (toekomstige) woonwensen van een betrokkene op het gebied van (sociale) huur
in Zwolle en/of Kampen;
• u desgewenst (digitaal) te informeren over sociale woningen en hieraan gerelateerde
onderwerpen;
• het eventueel sluiten van een huurovereenkomst tussen u en één van ons;
• u desgewenst (digitaal) te informeren over zaken rondom huren en wonen;
• het voorkomen, beperken en/of bestrijden van hennepteelt, woonfraude,
betalingsachterstand, overlastveroorzaking;
• het uitvoeren van trendanalyses en marktonderzoek om onze diensten en website te verbeteren;
• het delen van persoonsgegevens met de klachtenadviescommissie in het kader van het
behandelen en adviseren over ingediende klachten.
Dit gebeurt op basis van vrije en gerichte toestemming, tenzij deze niet is vereist, omdat de
gegevensverwerking noodzakelijk is voor het nemen van precontractuele maatregelen van een
overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (woningzoeker), het nakomen van een wettelijke
verplichting, ter vrijwaring van een vitaal belang van u en/of een gerechtvaardigd bedrijfsbelang van
ons of derden.
Welke persoonsgegevens hebben wij nodig?
Wordt of bent u klant van de Woningzoeker, dan hebben wij van u én de mede-aanvrager met het oog
op voormelde doeleinden nodig: volledige naam, adres, postcode en woonplaats, geboortedatum,
telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, huishoudgrootte, verzamelinkomen en BSN-nummer. Wij
hebben allemaal toegang tot voornoemde persoonsgegevens.
Ontvangers van persoonsgegevens (verwerkers, derden)
Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan verwerkers om rechten en verplichtingen, voortkomend uit
uw inschrijving te organiseren, te sturen en te controleren. Een verwerker kan bijvoorbeeld zijn: een
netwerkbeheerder, administrateur, deurwaarder, secretariaat van de klachtenadviescommissie, etc.
Met een verwerker sluiten wij onder onze gezamenlijke verantwoordelijkheid een
“Verwerkersovereenkomst” af, waarin wij er zorg voor dragen dat de verdere verwerking van
persoonsgegevens door de verwerker ook voldoet aan de regels die de Wbp/AVG voorschrijft.
Tevens stellen wij persoonsgegevens ter beschikking aan derden, zoals: de Belastingdienst, het
Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), Gemeenten, Wijkteams, Politie, andere woningcorporaties,
zorginstellingen of de klachtenadviescommissie. Dit doen wij ter voorkoming, beperking en/of
bestrijding van hennepteelt, woonfraude, betalingsachterstand, overlastveroorzaking en vergelijkbare
handelingen die strijdig zijn met de bepalingen in de huurovereenkomst en de daarbij behorende
algemene huurvoorwaarden of klachtbehandeling/-advisering.
Met de derde sluiten wij onder onze gezamenlijke verantwoordelijkheid een “(Samenwerkings)
Convenant”, eventueel aangevuld met een “Gegevensbeschermingsovereenkomst dan wel een
Regeling gezamenlijke verantwoordelijkheid” af, waarin wij er zorg voor dragen dat de verdere
verwerking van persoonsgegevens door de derde ook voldoet aan de regels die de Wbp/ AVG
voorschrijft.
Wij mogen intern zwarte lijsten bijhouden ter bestrijding van hennepteelt, woonfraude, overlast en
vergelijkbare gedragingen, en, deze - na eventuele voorafgaande benodigde toestemming van de
Autoriteit Persoonsgegevens - delen met derden. Wanneer een registratie plaatsvindt wordt u hierover
schriftelijk geïnformeerd. In alle overige gevallen vragen wij uw ondubbelzinnige toestemming.
Daarnaast zijn wij op basis van een wettelijke verplichting gehouden om persoonsgegevens aan
derden, zoals de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), Gemeenten,
Wijkteams, Politie, andere ketenpartners af te geven. Voordat wij hiertoe overgaan, moeten wij
nagaan op welke wettelijke regeling of uit hoofde van welke publiekrechtelijk taak de derde deze
afgifte heeft gevorderd.
Beveiliging
Om uw persoonsgegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking te beschermen hebben wij
gezamenlijk en ieder afzonderlijk passende beveiligingsmaatregelen getroffen, rekening houdend met
de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en het doel van de
verwerking, alsook de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en
vrijheden van een betrokkene. Ook hanteren wij passende beveiligingsprocessen.
Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling/encryptie van persoonsgegevens en
toegangscontroles tot computersystemen, zijn er organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals
geheimhoudingsplicht voor medewerkers en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen toegestaan
aan daartoe gemachtigde medewerkers.
Wij gaan uit van de principes ‘privacy by design’ en ‘privacy by default’. Dit houdt in, dat privacy zoveel
mogelijk in het ontwerp van processen en producten (design) wordt meegenomen en standaard zo
min mogelijk wordt verwerkt (default).
Als er ondanks deze beveiligingsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt die bij de Autoriteit
Persoonsgegevens dient te worden gemeld en die waarschijnlijk ernstige ongunstige gevolgen voor
uw persoonlijke levenssfeer heeft, informeert één van ons u hier zo snel mogelijk over.
Om misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen, verzoeken wij u om uiterst zorgvuldig met uw
inloggegevens om te gaan en deze nooit aan anderen te geven, die daartoe niet gerechtigd zijn.
Mocht u te maken krijgen met een datalek, dan verzoeken wij u die via een contactformulier op de
Website (www.dewoningzoeker.nl) direct bij ons te melden.
Criteria voor het bepalen van de bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor het oorspronkelijke doel of andere
verenigbare doelen, waarvoor wij deze verwerken. Daarbij nemen wij zoveel mogelijk de indicatieve
bewaartermijnen in het Vrijstellingsbesluit Wbp en van de AP in acht.
Vernietiging
Na afloop van de bewaartermijn vernietigen wij uw persoonsgegevens, kopieën (en voor zover
mogelijk back-ups) daarvan zodanig, dat de kans op terughalen/herstel daarvan zoveel mogelijk wordt
voorkomen. Afhankelijk van de aard van de persoonsgegevens/desbetreffende verwerking passen wij
de navolgende vernietigingswijzen toe: (papierversnipperaar, gegarandeerde vernietiging door een
gecertificeerde derde, digitale verwijderingsprocessen, e.d.). Als alternatief voor vernietigen
anonimiseren wij uw persoonsgegevens, zodat deze op geen enkele manier tot de persoon
herleidbaar zijn.
Reikwijdte van de verwerking
Wij geven geen persoonsgegevens door aan een land buiten de EER of aan een internationale
organisatie. Onze verwerkers mogen dat zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van ons ook
niet doen.
Verantwoordelijkheden
• Ieder van ons is zelf verantwoordelijk voor het binnen haar organisatie beantwoorden van
eventuele verzoeken ter uitoefening van de hieronder bij het kopje “Uw rechten en hoe daarvan
gebruik maken” omschreven rechten. U kunt in eerste instantie zelf bepalen bij wie van ons u
desgewenst een verzoek indient. Maar nadat één van ons u eventueel een aanbiedingsbrief heeft
toegezonden voor een woning waarop u heeft gereageerd, kunt u uw verzoek alleen nog bij
diegene indienen.
• Daarnaast is ieder van ons zelf verantwoordelijk voor aan haar binnen het
woonruimteverdelingssysteem toebedeelde taken die zij binnen de eigen organisatie uitvoert, te
weten:
o het beheren van de website (toegang verlenen, accounts aanmaken, (web)diensten
verlenen en communiceren met u. Dit wordt door Woningstichting SWZ gedaan;
o het incasseren van inschrijf- en verlengingsbijdragen en deze administreren. Dit wordt
door Stichting deltaWonen gedaan. Voor vragen ten aanzien van de uitvoering van deze
taken kunt u alleen bij diegene van ons terecht, die de desbetreffende taak onder haar
verantwoordelijkheid binnen haar organisatie uitvoert.
Uw rechten en hoe daarvan gebruik maken?
Ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:
• Recht op informatie: in deze Privacyverklaring hebben wij alles opgenomen, waarover u moet
worden geïnformeerd. Ingeval van een eventueel datalek wordt u zo nodig op dat moment
daarover geïnformeerd.
• Recht op inzage: of wij persoonsgegevens van u verwerken, en zo ja, welke. Wat de
verwerkingsdoeleinden, de (categorieën van) ontvangers en de bewaarcriteria zijn, welke rechten u
heeft en hoe u die kunt uitoefenen. Hiervoor mogen wij een redelijke vergoeding bij u in rekening
brengen. Wij kunnen inzage (gedeeltelijk) weigeren, indien inzage een inbreuk zou maken op de
rechten van anderen, of indien een (ander) zwaarwegend belang daaraan in de weg staat.
• Recht op verbetering (rectificatie): u heeft het recht om ons te vragen om
persoonsgegevens te verbeteren, indien deze persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn.
• Recht op gegevenswissing (om te worden vergeten): u heeft het recht om ons gemotiveerd te
vragen om persoonsgegevens te wissen, te vernietigen of af te schermen, wanneer:
- de persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het doel;
- de betrokkene de toestemming waarop de verwerking berust intrekt en er geen andere
grondslag is voor de verwerking;
- de betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en er geen prevalerende
dwingende grondslag is of de betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen direct-marketing;
- de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- verwijdering verplicht is op grond van de wet.
Wij kunnen dit recht (gedeeltelijk) weigeren, indien een (ander) zwaarwegend belang daaraan in de
weg staat.
• Recht van bezwaar (verzet) tegen de verwerking: u heeft het recht om, indien wij uw
persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang hiertegen gemotiveerd
bezwaar tegen te maken op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden. Indien wij uw
verzoek afwijzen, zullen wij de redenen daarvoor mededelen.
• Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om elke vorm van verwerking, met
uitzondering van opslag, (tijdelijk) te beperken (bijvoorbeeld als de juistheid van de gegevens door
u wordt betwist, of juist als de gegevens eigenlijk vernietigd/gewist zouden moeten worden maar u
er, bijvoorbeeld in het kader van een procedure, belang bij heeft dat deze bewaard blijven.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht om in het verleden door u verstrekte
persoonsgegevens in bestandsformaat op te vragen, zodat u die eenvoudig naar een andere
Verantwoordelijke kunt overdragen.
Via een contactformulier op de Website www.dewoningzoeker.nl, per post of bij onze balies kunt u
desgewenst aan degene die voor de desbetreffende verwerking verantwoordelijk is schriftelijk laten
weten, dat u van één of meer van de bovenstaande rechten gebruik wilt maken.
Bij zo’n verzoek moet u zich - naar ons oordeel – doeltreffend legitimeren. Wie waarvoor
verantwoordelijk is, is hiervoor onder het kopje “Verantwoordelijkheden” aangegeven.
Indien uw verzoek aan de hiervoor genoemde vereisten voldoet, zal degene tot wie u zich heeft
gericht binnen vier weken daar antwoord op geven.
Indien u geen informatie over woningen en/of aan wonen gerelateerde onderwerpen van ons meer
wenst te ontvangen, kunt u dit schriftelijk kenbaar maken via een contactformulier op onze website
(www.dewoningzoeker.nl).
Wijziging van de Privacyverklaring
Deze Privacyverklaring en de daarin van toepassing zijnde voorschriften en regelingen kunnen als
gevolg van gewijzigde wetgeving of bij aanpassing van de doeleinden door ons worden gewijzigd.
De bekendmaking van wijzigingen vindt tenminste tien kalenderdagen vóór inwerkingtreding plaats
door middel van een algemene kennisgeving geplaatst op de Website, dat “de Privacyverklaring is
gewijzigd en op de internetsite is vervangen door een nieuwe Privacyverklaring, die ook op onze
kantoren ter inzage ligt en aldaar kosteloos verkrijgbaar is”.
Wij adviseren u daarom om de Website regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van
wijzigingen. Ondergetekende verklaart door middel van het aanvinken van dit hokje op de Website dat
hij/zij van de inhoud van deze privacyverklaring kennis heeft genomen.